LeavePilot: istruzioni per l'uso

Documento consegnato dal fornitore all'azienda utilizzatrice Versione: 1.0 dell'11 agosto 2026 Sistema: LeavePilot, funzione di generazione dei report di sintesi Fornitore: MAXYMIZE BUSINESS DI GIURASTANTE ROMANO MAXIMILIAN, Via Delle Valli 57, 66010 Canosa Sannita (CH), P.IVA IT02747200695, info@maxymizebusiness.com

Questo documento descrive che cosa fa la funzione di commento automatico dei report, che cosa non fa, quali limiti ha e chi deve verificarne l'esito. È redatto sul modello dell'articolo 13 del Regolamento (UE) 2024/1689, che lo impone ai sistemi ad alto rischio: LeavePilot non rientra in quella categoria, per le ragioni indicate al paragrafo 3, e queste istruzioni sono fornite comunque perché la distinzione dipende da come il sistema viene usato, e chi lo usa deve essere in condizione di sapere dove passa il confine.

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1. Che cosa fa il sistema

LeavePilot gestisce richieste di ferie, permessi orari e smart working. Il calcolo dei saldi, l'applicazione dei flussi di approvazione, le esportazioni per le paghe e tutte le tabelle e i grafici dei report sono prodotti da codice deterministico: dati gli stessi dati in ingresso, il risultato è sempre lo stesso ed è verificabile.

Una sola parte del prodotto usa un modello di intelligenza artificiale: il commento descrittivo che compare in fondo al report. Riceve un insieme di grandezze aggregate già calcolate e le descrive in poche frasi.

2. Che cosa il sistema non fa

Il modello di intelligenza artificiale:

• non riceve dati che identifichino una persona. Il testo che gli viene inviato contiene conteggi, medie, distribuzioni per fasce di utilizzo e aggregati per reparto. Non contiene nomi, cognomi, indirizzi email, identificativi interni, righe riferite a un singolo dipendente, né valori minimi o massimi individuali. I reparti composti da meno di tre persone non compaiono come voce autonoma, perché un gruppo così piccolo identificherebbe chi ne fa parte anche senza nominarlo;
• non approva e non respinge richieste. Le decisioni sulle richieste di assenza restano interamente in capo alle persone dell'azienda;
• non calcola saldi, giorni residui o maturazioni. Quei numeri vengono dal codice deterministico e sono verificabili;
• non valuta, non classifica e non attribuisce punteggi alle persone;
• non formula ipotesi su benessere, motivazione, affaticamento o clima aziendale, e non attribuisce cause alle differenze osservate;
• non raccomanda azioni su persone, gruppi o reparti.

Queste esclusioni non sono affidate a un'istruzione data al modello: le prime due sono garantite dal fatto che i dati non gli arrivano, le altre da un controllo automatico che scarta il testo prima che entri nel report se contiene un nome presente nei dati, un termine riferito a stati personali o un verbo di raccomandazione. Il testo scartato non viene corretto né rigenerato: il report esce senza commento.

3. Finalità prevista e limiti d'uso

Finalità prevista: gestione amministrativa delle assenze. Il commento descrittivo serve a rendere leggibile un insieme di numeri, non a supportare decisioni sulle persone.

Uso non conforme. Il report, e in particolare la tabella nominativa che riporta i giorni per dipendente, non deve essere utilizzato per valutare, classificare, confrontare o monitorare le prestazioni o il comportamento dei singoli lavoratori, né per fondare decisioni su promozioni, assegnazione di compiti, condizioni economiche o cessazione del rapporto.

Il motivo non è una cautela formale. L'Allegato III del Regolamento (UE) 2024/1689, area 4 lettera b, classifica ad alto rischio i sistemi destinati a monitorare e valutare le prestazioni e il comportamento delle persone nei rapporti di lavoro. LeavePilot resta fuori da quella categoria perché la sua finalità è amministrativa e il testo generato non valuta nessuno. Se l'azienda utilizzatrice lo impiega per quello scopo, ai sensi dell'articolo 25 paragrafo 1 lettera c del medesimo regolamento è l'azienda a diventare fornitore del sistema ad alto rischio, con tutti gli obblighi che ne derivano: gestione del rischio, documentazione tecnica, registrazione degli eventi, supervisione umana progettata, valutazione di conformità e marcatura CE.

4. Un adempimento che riguarda il datore di lavoro

Questo punto non riguarda il fornitore e viene segnalato perché l'azienda utilizzatrice possa valutarlo con i propri consulenti.

In Italia l'articolo 4 dello Statuto dei lavoratori sottopone gli strumenti dai quali derivi la possibilità di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori ad accordo sindacale o autorizzazione dell'Ispettorato del lavoro. Il secondo comma esclude da questo obbligo gli strumenti utilizzati per rendere la prestazione e quelli di registrazione degli accessi e delle presenze, categoria nella quale la gestione delle richieste di assenza ragionevolmente rientra.

L'elaborazione che produce misure per singolo dipendente, come la percentuale di utilizzo individuale nel report, è però un'operazione ulteriore rispetto alla semplice registrazione. Se l'azienda intende utilizzarla, è opportuno che verifichi la propria posizione rispetto a quella norma e agli obblighi informativi verso i lavoratori e le rappresentanze sindacali previsti dall'articolo 1 bis del decreto legislativo 152/1997.

5. Accuratezza e limiti noti

Il commento descrive fedelmente i dati che riceve, compresi quelli sbagliati. Se un dato di ingresso è incoerente, il commento lo segnala come anomalia ma non lo corregge. Il report contiene un blocco di verifica della qualità del dato che conta i casi anomali ricorrenti: persone con giorni registrati oltre il monte disponibile, persone senza monte impostato, richieste prive di tipo. Quei conteggi indicano anomalie nei dati registrati, non comportamenti delle persone.

Il commento può non comparire. Accade in tre casi, tutti previsti: il fornitore del modello non risponde, il testo prodotto viene scartato dal controllo automatico, la funzione è disattivata. In tutti e tre il report esce completo di tabelle e grafici, privo della sola sezione di commento. L'assenza del commento non indica un problema nei dati.

Il commento è generato automaticamente e non è rivisto da una persona prima della pubblicazione nel report. È indicato come tale nel report stesso, con un'etichetta visibile e con una marcatura tecnica nei metadati del documento, secondo l'articolo 50 paragrafo 2 del Regolamento (UE) 2024/1689.

6. Supervisione umana

Il sistema non richiede supervisione per funzionare, perché non prende decisioni. Richiede però che l'azienda utilizzatrice:

• designi una persona responsabile della lettura dei report prima che vengano usati come base di qualsiasi comunicazione o decisione;
• verifichi i dati anomali segnalati nel blocco di qualità del dato invece di considerarli marginali;
• segnali al fornitore, all'indirizzo indicato in testa a questo documento, ogni contenuto del commento che risulti errato, inappropriato o riferito a persone.

7. Tracciabilità

Ogni report che contiene un commento generato riporta, nei propri metadati, il modello che lo ha prodotto e la versione delle istruzioni impiegate. Un report privo di commento non riporta nulla, perché non c'è nulla da attribuire. Queste informazioni consentono di ricostruire come è stato prodotto un testo contestato anche a distanza di tempo.

8. Fornitore del modello

Il testo del commento è prodotto da un modello di Anthropic, chiamato direttamente e senza intermediari. Nessun altro fornitore può servire quella chiamata: se il fornitore indicato non è disponibile, il report esce senza commento. Anthropic è indicata come sub responsabile del trattamento nell'accordo di nomina, dove sono riportati anche la regione di trattamento e i tempi di conservazione dichiarati.

9. Modifiche

Le istruzioni impiegate dal sistema sono versionate. Ogni modifica che ne cambi il comportamento comporta l'aggiornamento di questo documento e la comunicazione all'azienda utilizzatrice.

Prossima revisione programmata: 11 agosto 2027.